A Ordem de Serviço (OS) é um documento essencial para empresas. É ela que ajuda a controlar tudo o que é solicitado pelos clientes, bem como a tornar as informações disponíveis para todos os setores.
Porém, existe uma alternativa que pode melhorar ainda mais a eficiência e a praticidade de tais documentos, que é o sistema de gestão ERP, capaz de tornar o processo maximamente eficiente e organizado.
Entenda melhor o que é uma ordem de serviço, bem como essas duas alternativas podem ser aliadas em prol dos clientes e da própria empresa.
O que é uma ordem de serviço?
É um documento que formaliza o trabalho que será prestado a determinado cliente, além de também ser utilizado para a organização dos colaboradores da própria companhia.
O intuito da ordem de serviço é ter todas as informações necessárias para que seja possível programar e realizar o serviço que tenha sido solicitado pelos clientes.
Um dos pontos que se destaca nesse documento é o fato de aliar diferentes setores da empresa. Cada um desses setores precisa saber o que precisará fazer naquele serviço em específico. Além disso, o documento também pode ser utilizado para fins de contabilidade.
Pelo lado do cliente, a ordem de serviço pode ser usada para que ele acompanhe qual é o andamento do serviço e, assim, saiba se tudo está correndo da maneira planejada ou se existe algum problema.
Para que uma ordem de serviço seja capaz de cumprir suas funções, é necessário que ela tenha uma numeração e a data da solicitação, além dos nomes de quem a solicitou e quem a emitiu. Ela também deve dispor de um bom espaço livre para o preenchimento de tudo o que for necessário.
Outros elementos que devem estar presentes essencialmente na ordem de serviço são: valor unitário, valor total, forma de pagamento, tarefas realizadas, produtos ou peças utilizadas e quantidade de horas ou dias que foram investidos naquele serviço.
Fica nítido que esse é um documento bem completo e que qualquer informação que deixe de ser preenchida pode trazer prejuízos funcionais e até financeiros à empresa. Felizmente, é possível recorrer a um sistema de gestão ERP para facilitar tal atividade.
Como o sistema de gestão ERP pode ajudar com as ordens de serviço?
Servindo como plataforma para que elas sejam criadas, atualizadas, compartilhadas e concluídas, o sistema de gestão ERP se mostra como uma alternativa muito mais prática (e ambientalmente correta) do que o papel para a elaboração de ordens de serviço.
Quem entende como o sistema ERP pode ajudar no sucesso do cliente sabe que o potencial da tecnologia é muito grande e pode ser aplicado para diversas finalidades, justamente o que acontece nesse caso.
Uma das maiores vantagens de contar com um bom sistema de gestão ERP é o fato de ele centralizar as informações entre os setores e fazer com que seu acesso seja facilitado, o que ajuda na produtividade e também na comunicação interna da companhia.
A ordem de serviço também pode ser inserida nesse processo, o que permitirá que ela esteja disponível a todos os colaboradores que precisarem acessá-la para a realização do serviço a se prestar. Além disso, não se faz necessário imprimir folhas desnecessárias e correr o risco de perdê-las.
Se você já usa um sistema de gestão na sua empresa, saber quando trocar um software antigo por um ERP é a melhor estratégia pode incluir diretamente a possibilidade de trabalhar com ordens de serviço, bem como de outras necessidades que não mais sejam atendidas pelo sistema antigo.
Invista em um bom ERP e evite problemas com ordens de serviço!
Ao manter as ordens de serviço centralizadas em uma plataforma de fácil acesso, é possível fazer com que seu acesso seja facilitado. Isso, consequentemente, evita problemas de desorganização, pelos quais todas as empresas estão passíveis de passar.
A Magistech é especializada no desenvolvimento de sistema de gestão ERP, como o sistema para laticínios, que é uma das possibilidades proporcionadas por essa tecnologia. Com um ERP, sua empresa pode se tornar muito mais organizada, eficiente e até mesmo passar a economizar tempo e trabalho. Em decorrência dessas vantagens, a solução colabora para um ambiente produtivo e agradável.
