As empresas enfrentam inúmeros desafios atualmente e alguns deles se agravam em momentos de crise ou de recessão da economia. Vender mais, ou até mesmo manter as vendas, é um deles. Outro desafio é a realização do processo de cobrança, já que nestes momentos a tendência da inadimplência é aumentar.
Esse é um processo natural da economia, afinal enquanto passam por dificuldades financeiras, os consumidores acabam retendo algumas contas as quais não conseguem quitar, e com algumas empresas não é diferente.
Para conseguir lidar com este cenário, as empresas precisam tomar alguns cuidados, controlando e organizando suas contas a receber e adotando um processo de cobranças organizado. Mas, muitas vezes colocar em prática essas atitudes pode ser um pouco desafiador, e por isso hoje queremos auxiliar você com dicas práticas sobre esse assunto! Vamos lá?
A importância do controle no processo de cobrança
É fundamental que você tenha um controle rígido das suas contas a receber, para então desenvolver e manter um processo de cobrança efetivo. Conhecer a previsão dos recebimentos é tarefa importante para manter o controle de caixa, e para que a empresa consiga realizar suas cobranças de forma eficiente. Assim, podemos evitar atrasos na entrada dos recursos financeiros na sua empresa.
Dessa forma, podemos sugerir que os gestores da empresa dispensem uma atenção especial quanto ao controle das finanças, evitando assim que uma má organização do departamento financeiro influencie negativamente nos processos de cobrança e recebimentos.
Para se obter um controle eficiente dos recebíveis é preciso que o departamento financeiro tenha um processo estruturado de lançamento de vendas e receitas. O controle desse processo se torna muito mais rápido e fácil quando a empresa pode contar com um sistema de gestão que integre todos os setores.
Efeitos de um mal controle de cobranças
Sabemos que a inadimplência é um grande desafio para todos os tipos de empresas, sejam elas grandes ou pequenas, e pode afetar profundamente a saúde financeira. Por isso você precisa, além de traçar metas para receber os pagamentos em atraso, mas também evitar ao máximo que esse tipo de situação ocorra.
Uma gestão de cobranças feita de forma incorreta ou equivocada, pode trazer sérios problemas para a sua empresa, afetando principalmente a sua lucratividade, o faturamento e todo o seu planejamento financeiro, já que não é possível saber quando terá o valor de volta.
Além disso, o relacionamento com o seu cliente pode ficar seriamente abalado, principalmente se não utilizadas boas práticas no momento da cobrança. Caso contrário, além do dinheiro, você pode perder o cliente.
Como estruturar e controlar o processo de cobrança?
O controle de cobrança é imprescindível para todas as empresas, independente do tamanho e do segmento de atuação. Se a sua empresa trabalha com receita recorrente, este controle se torna ainda mais importante, pois afeta todo o fluxo de caixa e a rentabilidade do seu negócio.
As empresas têm diferentes necessidades e formas de organizar seus processos internos. Quando o assunto é crédito e cobrança não é diferente. Porém, mesmo com mercados e modelos de negócio diferentes, as empresas podem tomar cuidados em comum para evitar perdas e diminuir a incidência de inadimplência entre seus clientes.
Todos sabemos que cobrar é difícil e ser cobrado é desagradável. Por isso é essencial que as empresas estruturem um processo de cobranças organizado, minimizando assim qualquer mal estar para com o cliente e mantendo a eficiência do processo.
Vamos conferir algumas dicas práticas para atingir esse objetivo, divididas em 2 etapas:
Pré-cobrança
Prevenção: antes mesmo de precisar realizar uma cobrança as empresas podem optar por tomar medidas preventivas, realizando uma análise eficaz de crédito do cliente. Essa etapa ajuda as empresas a antecipar possíveis “maus pagadores”, concedendo crédito e condições de pagamento aos clientes conforme sua capacidade de quitação.
Controle das contas à receber: como já falamos acima, para que o processo de cobranças funcione bem é necessário que a empresa conheça e controle suas contas à receber. Dessa forma manter um processo claro e organizado de faturamento, registrando as informações de receitas futuras de forma eficaz e enviando as cobranças para o cliente com antecedência, garantindo assim sua programação de pagamento e evitando esquecimentos.
Monitoramento do departamento financeiro: antes de ter que realizar efetivamente o ato da cobrança é preciso que o gestor monitore o processo e acompanhe as contas bancárias para conferir a baixa ou não dos pagamentos no vencimento.
Tenha um processo para cada meio de pagamento: Existem muitas formas de pagamento e não adianta querer trabalhar apenas com cheques e dinheiro se a grande parte dos seus clientes utilizam cartão, por exemplo. É sempre útil ofertar diversas formas de pagamento, mas você precisa definir as regras para um deles.
Cobrança
Oficialize o processo: disponha de um manual de cobrança. Determine nesse material como seus colaboradores devem agir e qual o plano de ação em caso de atrasos no pagamento. Aqui é importante ser sensível e manter o bom senso, efetuando cobranças regulares e efetivas, sem irritar ou ofender seu cliente.
Não demore à cobrar: parte da importância de ter o processo de contas à receber organizado é poder agir rápido e ser eficiente na cobrança. Muitos clientes acabam deixando de realizar pagamentos por esquecimento ou falta de organização. Portanto uma ação rápida no momento da cobrança pode ser benéfica para ambas as partes.
Registre todo o processo: é importante registrar todos os contatos e retorno do cliente. Alimentar uma planilha ou software com os dados e descritivo dos processos de cobrança, evitando assim qualquer mal entendido interno ou com o próprio cliente.
Esteja disposto a negociar: e já preveja no Manual de Cobrança algumas opções de negociações iniciais. Receber de forma mais parcelada ou em condições mais leves é melhor do que não receber nada. Por isso é importante manter-se disposto à negociar com clientes que estão passando por dificuldades financeiras mas têm interesse e intenção de realizar os pagamentos.
Como utilizar uma régua de cobrança
A régua de cobrança é uma grande aliada para te ajudar no controle do processo de cobrança, bem como da inadimplência. Com ela, você consegue mapear e documentar todos os passos a serem tomados da cobrança ao recebimento.
Por exemplo, digamos que você estabeleceu um sistema de lembretes de pagamento via e-mail para o seu cliente e mesmo assim não teve o resultado esperado.
Por meio da régua de cobrança, é possível planejar o próximo passo, de forma que a técnica se torne cada vez mais objetiva e eficiente para solucionar o problema.
Ela pode, e deve, ser aplicada em qualquer tipo de negócio, independente do porte. Seu uso tem muitos benefícios, como acompanhar de perto a evolução de cada cobrança até que o problema seja solucionado, garantindo que a sua empresa não sofra com prejuízos.
Como a Magistech auxilia sua empresa no controle do processo de cobrança
O processo de cobrança é trabalhoso e dependendo do tamanho da sua empresa, pode levar bastante tempo, exigindo, muitas vezes, colaboradores exclusivos para a função. Para deixa este processo mais ágil, você pode contar com ferramentas que automatizam algumas tarefas, como o sistema ERP Magis TI.
Com ele, você pode automatizar o envio de lembretes de cobranças por e-mail, antes e depois do vencimento. Além disso, você conta com relatórios que apresentam quem são os seus maiores devedores e a possibilidade de bloquear a venda a determinado cliente que esteja inadimplente com o seu negócio.
Com uma comunicação assertiva e um processo de cobrança bem estruturado tenho certeza de que você e seus clientes conseguirão manter um relacionamento profissional mais saudável e rentável possível.
Esperamos que essas dicas possam ter te ajudado a entender melhor como e porque se preocupar e agilizar os processos do seu departamento de cobrança.
