Hoje, as transformações corporativas estão totalmente relacionadas ao avanço da tecnologia. O modo de fazer negócios mudou, e as empresas necessitam cada vez mais de ferramentas para otimizar o controle de seus processos.
Sabendo dessa evolução, muitas companhias passaram a investir em softwares de gestão empresarial a fim de otimizar o fluxo de informações de toda a cadeia produtiva.
No entanto, diversos fatores devem ser levados em consideração no momento de desenvolver um projeto de implantação do sistema ERP, pois são esses pontos que garantirão o sucesso da solução.
1. Quando dar início à implantação?
Saber se a empresa está ou não preparada para dar o “start” na adoção de um ERP é um impasse muito recorrente e, apesar da necessidade urgente da ferramenta, muitas delas não sabem por onde começar.
O primeiro passo a ser dado é a realização de um planejamento estratégico que engloba todos os departamentos, com o propósito de identificar onde estão as principais lacunas envolvendo a gestão dos processos internos.
A partir disso, a equipe conseguirá observar como o software pode atender as necessidades mais urgentes e se suprirá as expectativas da empresa.
Outro aspecto fundamental é a escolha do fornecedor, pois a adoção de um sistema costuma ser complexa e exige um bom relacionamento entre ambas as partes.
2. Como mudar a cultura da empresa?
No momento de adotar um software, é muito comum haver uma forte resistência dos colaboradores e isso pode gerar atrasos na implantação.
Isso ocorre porque a mudança exige que hábitos antigos sejam substituídos, principalmente por conta da informatização.
Tarefas que antes eram manuais serão automatizadas, mudando totalmente a rotina dos colaboradores que, na maioria das vezes, se sentem ameaçados pela nova tecnologia.
O importante é que os gestores deixem claro que a ferramenta será uma grande aliada na otimização dos processos e contribuirá para a melhora da rotina produtiva da equipe.
Portanto, o ideal é preparar os profissionais com antecedência e demonstrar os aspectos positivos da mudança, fazendo-os enxergar o sistema como um amigo e não inimigo.
3. Como a ferramenta auxilia no cumprimento das obrigações tributárias?
Em razão da digitalização do sistema tributário brasileiro ocorrida nos últimos anos, as companhias passaram a enxergar o ERP como um parceiro na gestão fiscal.
Com tantas obrigações a serem cumpridas no decorrer do ano, se tornou imprescindível o investimento em uma solução que proporcione maior agilidade, segurança e precisão na transmissão dos dados para a Receita Federal.
O auxílio de um software diminui o risco de multas e penalidades por falta de entrega ou de atraso dos arquivos, simplificando as informações, organizando-as e integrando-as às plataformas do governo.
Além disso, há menor suscetibilidade a erros de cálculo no envio dos documentos, evitando assim grandes prejuízos.
4. A solução atende as necessidades de qualquer negócio?
Antes de iniciar o investimento, as organizações devem pesquisar a fundo suas funcionalidades. Há necessidades que, muitas vezes, não são contempladas pelo software e geram muita “dor de cabeça” após a implantação.
Dificilmente uma plataforma virá totalmente pronta para ser usada, já que cada empresa possui suas especificidades e carece de recursos específicos.
Para ajudá-lo a encontrar a solução adequada, listamos abaixo os três tipos mais comuns no mercado:
- De prateleira – Esse modelo já vem pronto para ser utilizado, não sendo possível customizá-lo de nenhuma forma.
- Flexível – Caso existam necessidades muito específicas, o sistema pode se adaptar a alguns processos por meio de personalizações.
- Sob encomenda – A ferramenta é desenvolvida exclusivamente para atender as demandas da companhia. Ou seja, cada tela é pensada exatamente para o negócio.
5. O que o ERP pode eliminar?
Talvez esse seja o maior benefício de uma solução de gestão corporativa: a redução significativa de custos.
Isso acontece porque ela revê todos os processos antigos, eliminando retrabalhos e identificando os principais gargalos na produção.
Desperdício de matéria-prima, perda de tempo com atividades manuais, softwares individuais para cada necessidade, planilhas de controle e gasto com impressão de documentos eram alguns dos problemas mais comuns antes da chegada do ERP.
Por meio dele, o que antes era jogado fora, agora pode ser reaproveitado e ainda retornar diretamente para os cofres da empresa, gerando maior lucratividade e alavancando os resultados.
6. Quais são os principais custos de implantação?
No momento de “bater o martelo” em sua escolha, a companhia precisa estar ciente desse investimento e entender que esse será um relacionamento de longo prazo.
Por isso, é essencial decidir se o tipo de licenciamento será por licença de uso (LDU) ou assinatura. Ambos possuem seus prós e contras, basta que a empresa analise qual é o mais vantajoso para o seu tipo de negócio.
Além de tomar essa decisão, é preciso considerar outros custos, como reengenharia, conversão de dados, treinamento, gestão de mudanças, hardware e conexão web.
Vale a pena o investimento com ERP?
Acredito que agora você já deve ter sanado suas principais dúvidas sobre o assunto e observado como realmente vale à pena investir em um sistema ERP.
Por meio dele, o desempenho do seu negócio crescerá exponencialmente, contribuindo para a redução de custos e aumentando significativamente a receita.
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