Quando o assunto é investimento, logo vem à mente de todo gestor o custo-benefício. A preocupação nesse momento é o quanto vai custar o processo, o orçamento de ambas as soluções e as vantagens e desvantagens. Muitas vezes, os prós e contras de cada solução não são estudados a fundo pelo fato de a empresa estar em fase inicial, e a primeira coisa que buscam são as velhas e antigas planilhas do Excel.
O motivo de algumas organizações em fase inicial recorrerem às planilhas está relacionado ao seu custo, que, aparentemente, parece não existir. Contudo, o que o gestor não vê é que o seu negócio pode levar mais tempo para alavancar quando utiliza-se de ferramentas mais simplistas.
O uso dessa antiga estratégia toma grande parte do tempo para chegar a uma análise mais assertiva objetivando as tomadas de decisões. Já com o ERP, esse tipo de problema passa a não mais existir.
O software tem como objetivo automatizar as informações das diferentes áreas de uma empresa. Isso é possível devido às várias funcionalidades que o ERP possui, ou seja, essa solução conta com módulos que permitem armazenar informações de forma individual para cada setor, facilitando a comunicação entre os departamentos em tempo real.
Vale lembrar ao empreendedor que, à medida que o seu negócio começa a expandir, as velhas planilhas já não são capazes de atender as necessidades da empresa. É justamente nesse momento que é preciso levar em consideração a importância de substituí-las pelo ERP, além de conhecer os benefícios dessa estratégia.
Entenda porque é melhor substituir as planilhas pelo sistema de gestão ERP
Para que a sua empresa alcance o sucesso, é preciso acompanhar passo a passo todo o seu desempenho, desde o setor operacional aos departamentos administrativos, passando pelo estoque e fluxo de caixa, entre outros. Essa funcionalidade tão prática no cotidiano de um empresa não é ofertado pelas planilhas, não é possível realizá-las em um curto espaço de tempo, sem contar as falhas e o retrabalho.
No caso do ERP, todo o processo é realizado em menos tempo e o gestor consegue visualizar de qualquer lugar, até mesmo de fora da empresa, o desempenho de cada área. Também é possível acompanhar as eventuais falhas e o setor que está tomando mais tempo, com gastos maiores que os lucros, entre diversas outras análises. Dessa forma, torna-se mais acessível a criação de estratégias para fortalecer um departamento específico. Veja abaixo algumas vantagens do ERP:
Informações mais centralizadas
Além de controlar todas as informações relacionadas aos diferentes departamentos, o ERP as armazena em uma única plataforma, de modo que todos tenham acesso e que a comunicação seja facilitada entre as áreas.
Visão mais ampla do desempenho
Com o sistema de gestão ERP, o gestor pode ter uma visão ampliada sobre o seu empreendimento em um único local, por meio do qual é possível obter informações precisas para a tomada de decisões.
Controle de vendas
Ao contrário das planilhas, o ERP simplifica e torna mais prático todo o processo de vendas em curto prazo, além de permitir resultados de todos os departamentos, bem como os setores fiscal, financeiro e estoque, entre outros.
Essas são algumas das inúmeras vantagens do sistema ERP, tanto para gestores que ainda fazem uso de planilhas e pretendem alcançar o sucesso, como também para aqueles que já contam com uma versão mais antiga do sistema de gestão que não atende mais às expectativas do seu negócio.
Nesse caso, o ideal é que essa versão seja substituída imediatamente por outra atual e mais eficiente de sistema de gestão ERP.
A Magistech é uma empresa especializada em implantação de diversas soluções tecnológicas como o sistema de gestão ERP, como o sistema para laticínios. A empresa atende a organizações de pequeno, médio e grande porte e conta com profissionais capacitados para proporcionar a todos os seus clientes uma experiência positiva, com serviços de qualidade e garantia de eficiência.
