A tecnologia tem sido grande aliada das empresas, auxiliando na otimização de processos. Neste contexto, saber como fazer uma implantação de ERP correta tornou-se um passo fundamental para garantir uma gestão eficiente no negócio.
O sistema de gestão pode contribuir para um salto no dia a dia administrativo ao automatizar tarefas, padronizar operações e melhorar o fluxo de informações.
De acordo com a Microsoft, 93% das pequenas e médias empresas afirmaram sentir que as transformações digitais aceleraram em seus negócios recentemente.
A agilidade das mudanças é uma realidade do mercado, que pode vir acompanhada por evoluções importantes, como ERPs mais completos, mas também pode trazer desafios de adaptação para as empresas.
Para aproveitar todos os benefícios dos sistemas de gestão, acompanhe este artigo, que traz os passos necessários para uma implantação de sucesso.
5 pontos importantes para uma implantação de ERP de sucesso
A implantação do sistema ERP (Entreprise Resource Planning) é um movimento muito importante para o negócio e, por trazer novas perspectivas, é fundamental analisar e planejar todos os detalhes que antecedem um investimento desse nível.
Conseguir identificar se o ERP é a solução que, de fato, se encaixa nas demandas que seu negócio enfrenta no momento e se a maioria das suas expectativas serão atendidas pela ferramenta, é primordial para um uso eficiente da tecnologia.
A seguir, falaremos sobre alguns meios de facilitar essa transição.
1. Bom planejamento
Existe um método capaz de executar planejamentos conhecido como SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time based), que pode ser traduzido como específico, mensurável, alcançável, realista e baseado em prazos.
Essa abordagem pode ajudar a classificar as metas que se deseja atingir com a implantação de ERP, servindo como base para um planejamento mais assertivo.
Para isso, são consideradas as formas que esses resultados serão atingidos e mensurados, se farão uma diferença realmente relevante e se o tempo para adequação será suficiente.
2. Infraestrutura preparada
Não é apenas fundamental listar as seções da sua empresa que precisam ser otimizadas e, consequentemente, as funcionalidades que o sistema precisa oferecer. É importante que esse sistema se adapte aos seus processos.
Vale lembrar que os modelos de hospedagem da solução têm impacto direto sobre a atuação do software ERP.
Por isso, avaliar se a infraestrutura comporta o sistema de gestão empresarial é crucial. Aqui, a escalabilidade é um ponto a se prestar atenção, o que também se aplica a opções de atualizações e personalizações.
Afinal, as necessidades e até mesmo os objetivos da sua empresa podem mudar com o tempo, e não é interessante estar preso indefinidamente com um escopo fixo.
3. Migração de dados
Depois de fazer o planejamento inicial e ponderar qual formato de hospedagem é o melhor para o seu negócio, é hora de colocar em prática a migração de dados de forma gradual.
Uma transição amena e em ritmo suave é indicada devido à grande mudança que a adoção do ERP significa, principalmente se for a primeira vez que a empresa está lidando com uma solução desse nível.
Busque entender quais dados são essenciais para o bom andamento de todos os setores do negócio e cuide para que estejam seguros.
Contar com um ERP que lide com dados incorretos e quebrados é perda de tempo e dinheiro, pois o software perde sua função – que é exatamente organizar esse banco de dados.
Uma falha nessa etapa pode resultar em grandes prejuízos para toda sua operação, já que é impraticável fazer a correção de dados imprecisos depois da implantação.
4. Gestão de equipe e mudança de abordagem
Não é novidade que o processo de implantação de ERP termine, de fato, com a instalação do sistema escolhido.
Depois de concluir essa fase, é de extrema importância realizar um treinamento direcionado à sua equipe para garantir que todos saibam utilizar a tecnologia. Com isso, é possível deixar a adaptação muito mais fluida, sem prejudicar o andamento dos processos.
Essa capacitação, por sinal, deve ser feita antes da finalização da implantação e antes que o sistema comece a rodar, uma vez que o investimento é muito valioso e precisa ser feito de maneira cuidadosa para toda a sua empresa.
5. Conte com um suporte constante
A implantação de ERP é o primeiro passo para utilizar a tecnologia, mas o sistema precisa de um acompanhamento constante para evitar problemas.
Isso envolve revisões periódicas para garantir que o funcionamento está correto, bem como atualizações frequentes para acompanhar as mudanças do mercado.
Com os avanços cada vez mais rápidos no desenvolvimento tecnológico, essas atualizações costumam ser constantes e, por isso, contar com um suporte técnico é fundamental.
O time especializado também pode contribuir para a manutenção do sistema de maneira mais eficaz, identificando possíveis falhas com agilidade e evitando problemas que possam prejudicar a gestão do seu negócio de alguma forma.
Quais problemas são eliminados com um sistema ERP?
A função do ERP é facilitar o gerenciamento de informações de diferentes setores, centralizar dados e, a partir disso, contribuir para uma gestão geral mais eficiente.
Na prática, o sistema ajuda a reduzir ou eliminar problemas como:
- retrabalhos;
- tarefas repetitivas;
- processos manuais;
- erros nos processos diários;
- tempo na execução de tarefas;
- custos operacionais desnecessários;
- tempo de resposta no atendimento a fornecedores e clientes.
Quais ganhos sua empresa terá após a implantação do ERP?
Implantar um sistema de ERP na empresa significa ter uma base centralizada de dados, automatizar tarefas e acompanhar operações com mais eficiência, além de ser uma oportunidade para integrar diversos setores do negócio.
A tecnologia pode trazer muitos ganhos para a empresa de maneira geral, contribuindo diretamente para o seu sucesso no mercado. Entre os benefícios, podemos destacar:
- confiabilidade dos dados;
- tomada de decisões mais assertivas;
- organização do fluxo de informações;
- aumento na produtividade dos colaboradores;
- acesso a relatórios mais completos e eficientes.
ERP é com a Magistech
Se destacar no mercado é um desafio e tanto. De acordo com o estudo encomendado pela Microsoft, destacado logo no início deste conteúdo, 40% das empresas entrevistadas afirmaram ainda ter que investir em tecnologia.
Para manter a vantagem competitiva, contar com uma solução que otimiza a rotina, fortalece o trabalho do gestor e oferece novas perspectivas aos colaboradores é um ponto de virada para a sua empresa.
Esse é o caso do sistema de gestão desenvolvido pela Magistech, o ERP Magis, um software totalmente integrado e pronto para otimizar o processo de gestão de indústrias, distribuidoras, cooperativas, empresas de atacado e varejo, transportadoras e laticínios.
Nossas soluções estão preparadas para crescer junto com o seu negócio, se adaptando a diferentes fases e atendendo os mais diferentes tamanhos de empresas.
Da gestão financeira a administração de compras e ao business intelligence com indicadores de desempenho, o sistema integra as funcionalidades essenciais para processos mais eficientes.
Conheça o sistema de gestão da Magistech e descubra como ele contribui para a otimização do seu negócio.
