A gestão de documentos fiscais é o coração de uma empresa. É nesse departamento que todas as operações se originam e se finalizam, com o recebimento e a emissão de nota de faturamento.
Portanto, é importante que você conheça bem esse processo e saiba como aplicá-lo em sua empresa. Neste artigo, vamos mostrar as boas práticas para lançar documentos fiscais no ERP, de forma que dê o resultado esperado. Acompanhe!
Como funciona o lançamento de documentos fiscais em um sistema ERP?
Tudo se inicia com o recebimento de mercadorias ou serviços, afinal, esse é o primeiro passo para que uma venda ocorra. Assim, os seus colaboradores receberão os produtos e lançarão a nota fiscal no sistema ERP.
Após esse primeiro processo, toda a mágica começa a acontecer. Automaticamente, a quantidade adquirida naquele processo já é incluída no seu estoque, dispensando a alimentação manual desse tipo de informação.
Obviamente, você deve ter um bom controle físico para que as quantidades reais estejam exatamente iguais às do seu sistema.
Com o lançamento da nota fiscal, o departamento financeiro também será acionado para realizar ou programar o pagamento do fornecedor, de acordo com os dados da fatura destacados no documento.
Quando uma venda ocorre, outro documento fiscal é emitido. Nesse caso, o processo é o inverso. O sistema fará a baixa dos produtos vendidos no estoque e emitirá o documento fiscal correspondente para o seu cliente. O departamento financeiro também é acionado para realizar a cobrança ou o recebimento do cliente, dependendo da forma de pagamento que ele escolheu.
Esses procedimentos encerram os processos de compra e vendas do seu estabelecimento. No entanto, isso não afeta apenas essas áreas da sua empresa. A contabilidade também será movimentada com esses processos.
Afinal, ela precisará registrar todos esses procedimentos para prestar informações ao fisco. Além disso, vai gerar relatórios importantes para que a alta administração e a gestão dos demais departamentos tomem decisões gerenciais que podem mudar o destino do seu negócio.
Quais as boas práticas para lançar documentos fiscais?
Entendido como funciona o lançamento, vamos mostrar quais são as boas práticas para fazê-lo.
Atenção quanto à inclusão dos dados. Os elementos lançados no ERP serão utilizados por outros departamentos da empresa, nos processos de vendas, compras, entre outros.
Portanto, é fundamental criar uma metodologia de conferência de todos os documentos fiscais lançados. De preferência, essa atividade deve ser realizada por outro colaborador e não pelo mesmo que efetuou o cadastro no sistema. Dessa forma, você detectará possíveis erros ou falhas desde o início do processo.
Organização no estoque físico e alinhamento com o ERP
Uma boa prática fundamental para o perfeito funcionamento de um sistema ERP ocorre no mundo físico e tem relação com os produtos em estoque. Não adianta ter um software que faz a movimentação dos itens automaticamente se esse departamento for completamente desorganizado.
É preciso estar atento se o estoque do sistema bate com o físico, ou seja, se os produtos que verdadeiramente estão estocados têm quantidades iguais, maiores ou menores que o relatório.
Portanto, é preciso que o provimento seja frequentemente conferido para garantir que o relatório gerado no seu sistema ERP, alimentado pela entrada e saída de produtos, esteja de acordo com a realidade do seu negócio.
Inclusão das faturas nas notas fiscais de compra
Outro cuidado que deve ser tomado é com relação à inclusão das faturas nas notas fiscais de compra. Esses dados, em muitos casos, são simplesmente negligenciados, fazendo com que o departamento financeiro não seja movimentado.
Dessa forma, você não estará utilizando seu sistema ERP ao máximo da sua capacidade e obrigará os outros setores a alimentar um dado que poderia ter sido inserido desde o momento da chegada da mercadoria.
Também é importante estar atento aos códigos fiscais existentes nos documentos. Afinal, o seu sistema servirá para dar suporte à geração de obrigações acessórias que a sua empresa precisa cumprir.
Automatizar o lançamento de documentos fiscais
O lançamento de documentos fiscais no ERP pode ser trabalhoso e demorado. Muitas vezes, é necessário uma ou mais pessoas apenas para fazer esse serviço, dada a importância de realizar diversas conferências para que tudo esteja certo, e ainda assim, pode haver riscos e retrabalho.
Por isso, automatizar o lançamento de documentos fiscais como NFe, NFSe e CTe no ERP da empresa é essencial para garantir agilidade e segurança no processo, o tornando 100% à prova de erros e prejuízos na empresa.
Ao escolher uma solução de importação automática de XML, é necessário também estar atento sobre a forma que isso acontece: essa solução faz a captura direta da SEFAZ e prefeituras? O processo é rápido? Esteja atento na escolha da solução que traga mais benefícios ao seu negócio.
Conhecendo e aplicando as dicas apresentadas neste artigo, você poderá se beneficiar de todas as vantagens que um software ERP pode proporcionar ao seu negócio em se tratando da gestão de documentos fiscais. Entre as principais estão praticidade, velocidade e confiabilidade.
