Uma gestão financeira efetiva para a empresa exige um rígido acompanhamento das finanças, em especial o controle de contas a receber.
Dentre os benefícios do registro das receitas de vendas, estão:
- facilidade na identificação de títulos;
- agilidade na relação entre comercial e financeiro;
- controle de limite de crédito;
- prevenção de desvios financeiros.
Além disso, essas informações são importantes para que a empresa tenha um histórico de pagamento dos clientes, faça um controle adequado de inadimplência e acompanhe o fluxo de caixa.
Quando a empresa não faz o registro nem vincula as contas a receber às vendas, as informações para tomada de decisão ficam limitadas ao departamento financeiro, dificultando a extração de informações em âmbito comercial, como, por exemplo, um relatório de valores de vendas por região, tipo de vendas por período, etc.
E não basta registrar as receitas de vendas. Também é fundamental fazer o lançamento direto de outras receitas no financeiro. Ou seja, devem ser registradas todas as contas da empresa que não têm origem nas movimentações comerciais como, por exemplo, os rendimentos de aplicações financeiras, as receitas de aluguéis etc.
Esses lançamentos podem ser realizados considerando os valores reais ou também podem ser registradas provisões.
No entanto, para um controle de contas a receber realmente eficiente, é preciso que seja realizado por meio de um sistema integrado de gestão. Afinal, é a forma mais confiável e mais simples de garantir que nenhuma conta será esquecida.
Antes de saber como realizar o controle de contas a receber com um sistema integrado de gestão, conheça as maneiras como isso pode ser feito.
Como pode ser feito o controle de contas a receber em uma empresa?
Conheça as formas fazer o controle de contas a receber e em quais situações elas são recomendadas:
De forma manual
O registro das contas a receber é feito em papel (um caderno de registros, por exemplo) ou apenas contando com a lembrança do gestor, sendo necessário o registro tanto no comercial quanto no financeiro da empresa, já que não há integração.
Esse método está sujeito a falhas humanas e esquecimento por parte de quem o executa. Por isso, é recomendado somente para microempresas que não tenham um volume grande de contas a receber.
De forma eletrônica-manual
Nesse caso, o registro de contas a receber é realizado utilizando planilhas eletrônicas ou programas simples e também é necessário o lançamento no comercial e no financeiro, quando não há vinculação automática.
Esse método também pode gerar retrabalho e está sujeito a erros. Por isso, não é recomendado para empresas que precisam fazer vários registros ao longo do mês.
Por meio de sistema integrado de gestão
A melhor maneira de fazer o controle de contas a receber é utilizando um sistema integrado de gestão (ERP), que faz o vínculo das contas a receber com as vendas de forma automática e permite a extração de relatórios avançados comerciais e financeiros.
Esse método é seguro e recomendado para empresas que possuem volume moderado a alto de vendas.
Como é realizado o controle de contas a receber quando a empresa tem ERP?
Quando a empresa utiliza um sistema de gestão integrado, ao lançar e faturar uma nota de venda, automaticamente o sistema gera uma “conta a receber” no financeiro, eliminando o retrabalho e diminuindo a probabilidade de erros.
Para fazer o controle de contas a receber, é essencial considerar o registro das seguintes informações:
- nota fiscal de origem;
- cliente;
- número do título (identificador);
- data de emissão do título;
- tipo do título (boleto, cheque, promissória etc.);
- pedido que gerou a venda (se for uma receita originada de vendas);
- valor;
- data do vencimento;
- desconto / bonificações (se houver);
- parcelas;
- valor dos impostos;
- vendedor;
- natureza da receita (classificação).
O registro correto dos recebíveis permite o controle de acordo com o tipo de título, como: boletos, duplicatas, promissórias, cheques pré-datados etc.
Esse controle possibilita que a empresa tenha informações suficientes para tomar melhores decisões sobre recebimentos previstos, buscando garantir o cumprimento dos compromissos assumidos pelos clientes com a empresa. Também evita que a empresa considere como pago quem não pagou ou gere cobrança para quem já pagou.
O responsável pelas contas a receber deve consultar diariamente o sistema para conhecer os títulos pendentes vencendo no dia e registrar a baixa de acordo com os recebimentos.
Juntamente com esse controle dos recebimentos, o gestor deve realizar a conciliação bancária para a garantia de que o saldo disponível possa ser realmente considerado para tomada de decisões.
Para o crescimento sustentável da empresa, é importante gerenciar com atenção tanto as contas a pagar quanto as contas a receber. Confira este conteúdo para saber mais sobre como melhorar esses controles: Entenda a importância do controle de contas a pagar e receber.
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