Desde a popularização, a partir dos anos 2000, os ERP entraram no dia a dia das empresas e se tornaram imprescindíveis para quem quer ter um mínimo de qualidade em sua gestão.
Mas escolher e implantar um ERP é sempre um processo difícil e, via de regras, as áreas de negócio não dão a devida atenção para este processo. Infelizmente, o segredo do sucesso está justamente no processo de escolha e de implantação pois é justamente nessa fase que se definirá o quanto esse produto gerará de benefício no dia a dia da organização.
Dentre as áreas que não costumam dar a devida atenção a este processo, infelizmente a contabilidade está entre elas. E é justamente essa área a mais beneficiada por um processo bem feito de escolha e implantação de um ERP.
O ERP é justamente a ferramenta que vai integrar toda a operação e todas as transações do dia a dia e, como consequência, vai registrar tudo na contabilidade.
Então vamos a alguns pontos importante que ajudam a maximizar os resultados do investimento na implantação de ERP:
Processo de escolha de um ERP
Passo 1: Defina o que você espera do ERP
Na parte operacional você pode penar nos seguintes pontos:
- Como eu quero que meus processos sejam executados?
- Como que quero que o sistema audite minhas transações?
- Como eu quero que meus relatórios funcionem?
- Como eu quero que meus usuários acessem o sistema?
- Como eu quero enxergar os custos da organização?
Na parte estratégica você pode pensar nos seguintes pontos:
- Quais benefícios esse ERP tem que trazer para minha empresa?
- Quais problemas que temos hoje que o ERP precisa resolver?
- Quais custos esse ERP deverá reduzir e em quantos por cento?
- Quanto de produtividade esse ERP tem que gerar na organização?
Ter uma visão clara do que você precisa vai te ajudar a mensurar, no futuro, se o investimento feito no ERP compensou, caso contrário você estará pagando para automatizar tarefas e perderá todo o potencial de benefícios que a ferramenta pode gerar.
Passo 2: Crie um método objetivo de avaliação
Pense numa pontuação objetiva
O método criado deve ser objetivo e baseado em pontuação, que será dada por representantes das áreas envolvidas a partir de demonstrações feitas. Seu ranking de pontuação pode ser a seguinte:
0 – Não atende esse quesito
1 – Atende parcialmente esse quesito
2 – Atende integralmente esse quesito
3 – Supera as expectativas desse quesito
Dessa forma, você terá uma pontuação para cada um dos quesitos elencados
Crie grupos de quesitos
Criar grupos de quesitos é importante para elencar onde o sistema é forte e onde o sistema é fraco. Veja o exemplo de grupos de quesitos:
1 – Infraestrutura
2 – Segurança do sistema
3 – Auditoria do sistema
4 – Usabilidade das telas
Uma vez definido todos os itens a serem validados, uma função importante é definir o peso de cada item. Alguns itens vão ser mais importantes que outros para a organização e os pesos servem justamente para definir o grau de importância.
Definido tudo isso você está pronto para a próxima fase.
Passo 3: Validação das opções
Para participar da apresentação escolha pessoas chaves das diversas áreas que vão ser impactadas pelo ERP: Contas a pagar, a receber, tesouraria, estoque, compras, etc. Estas pessoas devem ter um bom domínio da operação no dia a dia.
Assim que a apresentação finalizar, revise todas as pontuações dadas por cada um dos participantes com objetivo de chegar a um consenso sobre qual a pontuação deverá ser dada para cada um dos itens.
Fonte: Contábeis
