por Magistech | ago 14, 2020 | Uncategorized
Para empresas que almejam ganhar destaque no mercado e atingir o sucesso em seus respectivos setores, otimizar o processo de produção é um desafio obrigatório durante a gestão empresarial. Isso porque a escala de fabricação das indústrias é ampla, fazendo com que os gastos para a execução de suas atividades também o sejam.
Algumas condutas simples de investimento reduzido no tocante ao retorno produzido, podem ser bastante funcionais para o empreendimento. Além disso, contar com o apoio da tecnologia em suas diversas vertentes pode ser decisivo para aprimorar operações, criar diferenciais e dinamizar as tarefas fabris.
Pensando nisso, selecionamos as melhores estratégias para você aperfeiçoar o processo de produção na sua indústria e torná-la ainda mais competitiva. Boa leitura!
1. Faça o mapeamento do processo de produção da indústria
Além de ser um ponto de partida para realizar otimizações na empresa, o mapeamento de processos é um recurso gerencial usado para simbolizar todos os passos de um método produtivo — representando as entradas, saídas e ações executadas, com clareza e objetividade.
Por meio da disposição por etapas produtivas mediante fluxogramas ou outras formas de apresentação, ele permite identificar e analisar falhas que, em geral, passam despercebidas na repetição das tarefas executadas e no cotidiano.
2. Identifique e solucione gargalos na produção
Gargalo é quando uma determinada etapa encarece, retarda ou até paralisa as atividades. Esse empecilho é responsável por criar obstáculos diante de metas pré-definidas pela empresa, sendo que o maior desafio está em identificá-lo.
Veja abaixo como detectar e solucionar gargalos na produção.
Utilize o mapa de processos
Ao ler o mapa, qualquer passo que esteja distante do que foi proposto ficará evidente, garantindo que a correção necessária seja feita sem que isso comprometa o resultado final do processo. É crucial que o mapeamento seja intuitivo, dinâmico e de fácil visualização.
Busque a causa do problema
Muitos gestores ficam perdidos no momento de empregar correções, reparando apenas os resultados e desconsiderando as causas do evento. Isso aumenta a necessidade de diversos retrabalhos.
Após estabelecer qual é o caminho que uma etapa deve seguir ao encontrar um resultado negativo ou um erro, tente descobrir onde aquele problema surgiu e crie saídas para que ele não se repita.
Acompanhe as entradas e saídas
Os gargalos de entrada e saída podem comprometer a qualidade do rendimento (processos) e da entrega de mercadorias, por exemplo. Se você atua em uma indústria de grande porte, catalogar todo esse fluxo pode ser trabalhoso. Por isso, o ideal é investir em um software de controle de estoque para automatizar essa tarefa.
Defina plano de ação
Ao constatar um problema, determine um plano de ação para repará-lo. Reúna todos os envolvidos, defina o objetivo e fragmente-o em ações menores para facilitar o processo de correção. Delegue tarefas nesse sentido.
Use indicadores de desempenho
Utilizar KPIs (indicadores de desempenho) para acompanhar o resultado do processo é crucial, pois eles revelam os pontos de melhoria e apontam alternativas estratégicas.
3. Faça a manutenção preventiva das ferramentas e máquinas
A manutenção preventiva evita falhas eletrônicas, mecânicas e técnicas, além de otimizar o consumo de energia e a performance das operações. Confira essas recomendações.
- Levante todas as informações;
- Faça controles periódicos;
- Registre dados sobre o funcionamento dos equipamentos;
- Crie uma checklist de manutenção.
4. Utilize a internet das coisas
A Internet das Coisas (IoT) está diretamente ligada à quarta revolução industrial (indústria 4.0), que está sendo promovida por três grandes inovações no mundo fabril produtivo, são elas:
- enorme volume de dados e informações virtuais;
- evolução espantosa da capacidade dos computadores;
- novos planos estratégicos de otimização que envolvem pessoas, pesquisas e tecnologias.
Essas transformações permitem que toda a planta produtiva (distribuidores, gestão de fornecedores, unidades fabris e mercadorias) esteja conectada digitalmente, promovendo uma cadeia de valor integrada.
A IoT integra todos dispositivos e equipamentos da organização por meio da conexão.
Quando se diz que a internet está nas empresas, no chão de fábrica, compreende-se que todos os maquinários e setores trabalham online, oferecendo dados centralizados e em tempo real.
5. Invista em tecnologia
Como vimos até agora, independentemente do segmento de mercado, a tecnologia caracteriza uma grande transformação no processo de produção industrial, sendo a essência do crescimento e sucesso dos empreendimentos.
Além da redução de gastos com escritório (papelaria), de modo automático e prático, os softwares permitem que você não precise de uma equipe extensa de colaboradores para executar tarefas de rotina. Seus próximos recrutamentos estarão concentrados na otimização e expansão contínua da empresa, sobretudo para novas áreas.
Programas inovadores concedem tranquilidade e segurança para que os dados da empresa e dos clientes não sejam destruídos ou caiam em mãos erradas. Contar com a tecnologia é fundamental para colocar o comprometimento da sua marca em evidência no mercado.
6. Utilize um software de gestão para facilitar o processo de produção
O sistema ERP é uma ferramenta de gestão integrada ideal para que gestores e colaboradores tenham acesso a informações sobre o processo de produção. Além de conceder a possibilidade de conferir se as atividades estão no caminho certo e dentro do prazo determinado no cronograma.
Veja abaixo quais são as funcionalidades estratégicas que um software de gestão pode oferecer para o seu negócio.
Previsões de demandas
Com o apoio dessa tecnologia, você controla todos os registros operacionais, o que permite realizar previsões precisas de demandas. Assim, as mercadorias e serviços serão entregues dentro do prazo, sem retrabalhos e com a qualidade esperada. Sem contar que garante o monitoramento de cada etapa de fabricação, simplificando o acompanhamento das tarefas e a tomada de decisões.
Ao somar a Internet das Coisas com o ERP, sua indústria torna-se mais competitiva.
Personalização
Um dos maiores benefícios do sistema ERP é o seu arranjo modular. Ele oferece diversas abas de gestão e cada uma contém várias funcionalidades que podem ser configuradas conforme as necessidades da organização. Cada aplicação é estruturada para funcionar individualmente ou se integrar com o conjunto.
Isso quer dizer que é possível criar uma interface compatível com as suas demandas. As implantações de ERP se adaptam plenamente ao conjunto ou podem ser utilizadas como um módulo autônomo. Flexibilidade operacional é tudo.
Integração
O ERP é imprescindível para elevar a eficiência das atividades, por meio da padronização de processos em todos os departamentos, ao uniformizar e integrar horizontalmente todas as tarefas. Esse diferencial torna as operações mais dinâmicas — o que permite enxergar o apontamento de produção, economizar tempo e obter ganhos financeiros provenientes de otimizações pontuais.
Com esse recurso, é possível diminuir o volume de retrabalhos, visto que muitos serviços são automatizados. Isso evita funções manuais de colaboradores dos mais diversos departamentos, ocasionalmente responsáveis por falhas operacionais e erro humano.
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por Magistech | ago 13, 2020 | Uncategorized
O mundo tecnológico vem se transformando a cada dia, o que impacta diretamente no cotidiano das empresas. Hoje, é possível perceber que muitas delas não conseguem mais dar sequência ao crescimento sem o auxílio de um ERP, uma vez que o mercado está cada vez mais competitivo. Mas afinal, o que é quais são as características do ERP?
O ERP (Enterprise Resource Planning), há alguns anos, vem fazendo parte da rotina de diversas empresas. Isso acontece devido aos vários benefícios que o sistema oferece para as instituições, além de contar com funções específicas que permitem total controle das informações.
Ao implantar um ERP, a organização consegue eliminar possíveis perdas de informações, o que evita falhas e o retrabalho. O software conta com funcionalidades que integram todos os departamentos em um único sistema, o que facilita a geração de relatórios e simplifica a tomada de decisões.
Portanto, saber quando é a hora de mudar o sistema de gestão empresarial depende do funcionamento do sistema atual. Caso perceba que ele deixou de ser capaz de suprir as necessidades da empresa, então o ideal é buscar por uma solução mais completa.
Conheça algumas características do ERP que são relevantes para a sua empresa
Caso você ainda não saiba o que é sistema ERP, esse é um sistema integrado de gestão que trabalha automatizando todos os processos e os unificando em uma só plataforma, o que permite uma gestão mais ágil e prática.
Com isso, não será mais necessário o uso de diferentes softwares para controlar os departamentos de seu empreendimento, o que é possível por conta de algumas características do ERP que são importantes para o seu negócio.
Adoção de melhores práticas
Os ERPs trazem as mais eficientes práticas do mercado, de modo que a sua empresa esteja de acordo com as mais novas tendências.
Modularidade
Trata-se de um sistema de arquitetura aberta, ou seja, possibilita a utilização de um módulo independente sem afetar os demais, o que traz mais praticidade de avanço ou adaptação a diferentes soluções.
Versatilidade
O ERP comporta diversidades de estruturas organizacionais, de modo que se adeque às necessidades de cada empresa.
Flexibilidade
O sistema ERP responde com grande flexibilidade a todas as informações diárias da empresa, que pode trabalhar sobre bases de dados diversificadas e, assim, contribuir para seu crescimento.
Conectividade
Por poder ser utilizado em outros lugares que não sejam dentro da empresa, ele permite o contato com outras filiais e até mesmo por parte dos colaboradores quando estão em outros lugares, como em casa ou em visitas a algum cliente.
Maior organização
Ao concentrar as informações da empresa, é possível criar relatórios e gráficos seguros para contribuir com a tomada de decisões.
Automatização
O ERP coleta dados e informações que podem ser processados em tempo real, o que diminui a intervenção manual e proporciona maior eficiência
O ERP e suas tendências pode melhorar a gestão de sua empresa
As principais tendências do sistema de gestão ERP para sua empresa ajudam a manter a organização com segurança, bem como a obter maior praticidade e eficiência. Assim, o negócio fica livre de ser exposto a situações de vulnerabilidade.
A Magistech é uma empresa especializada em sistemas de gestão ERP e conta com diferentes soluções tecnológicas, como o sistema para laticínios. Ao aliar uma startup e o sistema ERP, os benefícios também serão tangíveis a curto, médio e longo prazo.
por Magistech | ago 13, 2020 | Uncategorized
A ministra da Agricultura, Tereza Cristina, diz que o governo está tentando abrir novos mercados para escoar a produção leiteira, principalmente o leite em pó, do Brasil.
“Produzimos quase a mesma coisa que consumimos, não é um problema que temos excesso, mas estamos trabalhando na abertura de novos mercados”, disse ela durante a transmissão do Fórum de Incentivo à Cadeia Leiteira, organizado pela Frente Parlamentar da Agropecuária (FPA), nesta segunda-feira, 10. O ministro da Economia, Paulo Guedes, e sua equipe também participam do evento.
A ministra disse que o governo do presidente Jair Bolsonaro deu uma atenção especial à cadeia leiteira desde o início da gestão. Ela também avaliou que a cadeia do leite está mais organizada no país. “É isso que vai dar a ela previsibilidade e poder de negociação com os laticínios. Preço justo é o produtor conhecer o seu custo de produção – saber quanto gasta e quanto custa o litro de leite”, disse.
Leia Mais:
Um dos caminhos para essa evolução seria o fortalecimento dos Conseleites, que definem preços do mercado. “Estamos avançando, temos um grupo que se reúne todos os sábados para ver os gargalos e como podemos ajudar”, disse.
Sobre as políticas públicas para o setor leiteiro, a ministra afirmou que a melhor forma de lidar com o tema é a qualificação do produtor com assistência técnica. “É nossa obrigação conhecer os vários públicos nas várias cadeias produtivas e fazer com que esse público cada vez mais possa crescer em patamar de assistência técnica e tecnologia, disse Tereza Cristina. “O nosso sonho é que o leite seja pago pela qualidade; quanto mais qualidade, mais ele recebe. Isso vai incentivar que a gente tenha melhor produtividade.”
A ministra da Agricultura reforçou que um dos problemas do setor da agropecuária leiteira está ligado a energia elétrica. “Com a energia monofásica que existe hoje é muito difícil tocar os equipamentos existentes. Nós precisaríamos começar a pensar na situação da energia elétrica no campo, no Brasil.”
Guedes destacou que a melhor forma para lidar com as flutuações dos preços agrícolas é evoluir para a melhoria de seguros e de mercados futuros. “Estamos indo nessa direção”, afirmou. Ele lembrou que houve no passado controle de preço no setor agrícola e que “não deu certo”, levando a aumento da inflação no país.
Desafio
Apesar de estar disposta a ampliar o número de países que compram a produção leiteira do Brasil, a ministra da Agricultura disse que o setor ainda precisa se organizar para ampliar suas vendas externas. “Nós temos um desafio, que é organizar o setor para exportação”, disse. Ela citou questões como rotulagem, por exemplo.
A ministra também afirmou que, apesar dos temores dos produtores sobre as importações, o ministério controla a entrada do produto estrangeiro no país. “O ministério fiscaliza as importações diariamente para que a gente não tenha nosso mercado sendo inundado com leite”, disse.
O ministro da Economia, Paulo Guedes, acrescentou que a ministra está certa em demandar o aumento nas importações de máquinas agrícolas para aumentar a tecnologia do setor agrícola. “Vamos de mãos dadas nessa direção”, completou.
Fonte: Canal Rural
por Magistech | ago 11, 2020 | Uncategorized
Um estudo feito pela Mckinsey mostra o impacto das várias decisões sobre os resultados operacionais: uma diminuição de 1% nos custos fixos aumenta em 2,3% a lucratividade; a diminuição de 1% nos custos variáveis aumenta o lucro em 7,8%; 1% de aumento nas vendas pode aumentar 3,3% nos lucros; 1% de aumento nos preços pode aumentar em 11% a lucratividade. Como tomar este tipo de decisão sem dispor de informações confiáveis e sem poder fazer uma simulação baseada em dados reais atualizados?
Quais os benefícios de um sistema integrado ERP?
O principal benefício que uma implantação do sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning) apresenta é a otimização na utilização dos recursos humanos e materiais com a diminuição dos desperdícios de tempo e materiais. Evidentemente, a otimização dos recursos e redução do desperdício não dependem só de um sistema, mas qualquer otimização traz sempre enormes ganhos e redução de custos.
Isto é realmente possível? Creio que sim. Quando não há integração dos processos, existem muitas “paradas” à espera de autorização, informação, confirmação, redundância de entrada de dados (redigitação) gerando erros, retrabalhos desnecessários que resultam em mais tempo perdido e custos.
Imagina uma venda gerando uma ordem de serviço ou fabricação, requisição de mão de obra, peça ou material e faz a baixa automática no estoque. O sistema emite a NF-e, o romaneio para a separação, verifica se o estoque está abaixo do mínimo, gera uma requisição de compra, alimenta o sistema financeiro para controlar os gastos e recebimentos. Isto permite planejar, controlar os gastos, otimizar os processos de produção e assim por diante.
Quando implantar sistemas ERP?
Para saber se realmente sua empresa precisa implantar um ERP, basta fazer algumas perguntas. Abaixo trouxemos alguns exemplos de questionamento. Depois é só estimar quanto tudo isto está custando ou deixando de ganhar em um ano, comparar com o custo de aquisição, implantação e manutenção do ERP de um ano e chegar a uma conclusão. Não precisa de nenhuma consultoria especializada para fazer isso. Veja:
- Obtenho as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura sem aquelas reuniões improdutivas ou sem ter que fazer aquelas cobranças estressantes?
- Estou perdendo vendas e clientes porque não tenho informações atualizadas e confiáveis?
- Estou desperdiçando tempo, material e dinheiro devido a erros operacionais e retrabalhos?
- Entrego no prazo combinado e entrego o que vendi?
- Onde está o meu gargalo dentro do ciclo total, da venda, produção, entrega até o recebimento?
- Qual é o tempo total gasto no ciclo de venda até a entrega e recebimento?
- Quais são os produtos ou serviços que não geram resultados?
- Quanto e o que tenho no estoque ou qual são os produtos com pouco giro?
- Sei exatamente o que tenho para receber e a pagar hoje? Amanhã? Daqui 30 dias?
- Estou trabalhando corretamente com minhas obrigações fiscais?
- Minha contabilidade esta organizada?
O que saber antes de implantar um software de gestão?
A decisão da escolha de um software de gestão empresarial não pode ser somente baseada no preço e nas características técnicas do sistema. Há necessidade de considerar outros aspectos:
Qual empresa fornecedora de ERP você deve escolher
A empresa é constituída de pessoas. O sistema será operado por usuários. Não adianta comprar uma Ferrari se a finalidade for para transportar mercadorias. Cada ramo de atividade exige uma forma de conduzir o negócio. São formas e hábitos de trabalhar que constituem a cultura da empresa. São conhecimentos, habilidades e valores culturais conquistados ao longo dos anos que não podem ser perdidos na implantação de um sistema.
Escolher o sistema de gestão empresarial compatível com o seu negócio
Tendo na mente a empresa, as pessoas e a forma de operar o negócio, elaborar uma lista dos requisitos necessários para a empresa. Destacar os requisitos indispensáveis, necessários mas adaptáveis. Nas demonstrações dos sistemas focar nos requisitos indispensáveis. Pontuar o nível de atendimento de cada quesito para poder analisar todos os fornecedores.
Participar do processo de implantação do sistema de gestão
O ERP precisa ser parametrizado para poder funcionar de acordo com as necessidades. A empresa não conhece o sistema, o consultor de implantação não conhece a empresa. Sem a participação ativa do gestor e dos funcionários não é possível configurar o sistema adequadamente para operar de acordo com as necessidades da empresa.
Serviços de manutenção e suporte aos usuários
Os usuários de um ERP são os funcionários de diversos departamentos que necessitarão de serviço de manutenção e suporte para solucionar diversos problemas operacionais. Mudanças na legislação, na tributação, novos produtos, nova politica de preços, novos negócios, etc, etc. O sistema precisa melhorar e crescer junto com a empresa, além disso, evoluir para não ficar obsoleto tecnologicamente em curto prazo (menos de um ano). A parceria com o fornecedor do sistema será por vários anos. Por causa disso, escolher um bom fornecedor é mais importante do que o sistema em si.
Quais resultados esperar com a implantação de um sistema ERP?
Um estudo realizado com várias empresas demonstram os resultados obtidos com a implantação do ERP – sistema de gestão empresarial: 32% de redução de estoques; 27% de redução de pessoal; 26% de aumento da produtividade; 20% de redução no tempo de ciclo de ordens; 19% de redução de tempo no ciclo de fechamento contábil/financeiro; 14% de redução no custo de TI; 12% na melhoria do processo de suprimentos, etc. (fonte: FILHO, LC, Implantação de sistemas ERP, São Paulo, Atlas, 2001)
- Com um software de gestão empresaria você:
- Diminui custos operacionais e dos retrabalhos porque elimina a necessidade de imputar a mesma informação duas vezes utilizando duas pessoas, diminuindo também os erros.
- Elimina a principal causa da falta de confiabilidade das informações porque os dados vindos de dois departamentos não se casam.
- Elimina os processos manuais e diminui o tempo de execução das tarefas.
- Padroniza os processos operacionais e melhora o fluxo da informação, aumentando a qualidade, a produtividade e, de quebra, reduz o tempo de execução total, o tempo de resposta a clientes, além de melhorar a qualidade do retorno dado ao cliente.
- Possui mais informações com mais qualidade e confiabilidade, agilizando a tomada de decisões que passam a ser mais rápidas e seguras.
Tudo isto contribui para diminuir o tempo gasto em reuniões, diminuir as incertezas, reduzir estoques, reduzir custos, etc. Investir em tecnologia ERP pode significar ganhos em todas as áreas da empresa. Vale a pena o investimento.
por Magistech | ago 7, 2020 | Uncategorized
Você sabe o que é eSocial?
O eSocial é um sistema de prestação de informações ao Governo Federal que tem o objetivo de tornar os processos dentro das empresas mais transparentes e menos complicados.
O eSocial trata-se de uma unificação das informações trabalhistas. Ou seja, trabalhadores CLT, estatutários, autônomos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial. Com o envio dessas informações teremos a substituição de 15 obrigações legais que atualmente são obrigatórias para as empresas:
GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
LRE – Livro de Registro de Empregados
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
CD – Comunicação de Dispensa
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
QHT – Quadro de Horário de Trabalho
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento
GRF e GRRF – Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS
GPS – Guia da Previdência Social
FP – Folha de Pagamento
Com o eSocial, através de apenas uma declaração todos as 4 entidades do governo (CEF, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Secretaria da Previdência Social), que antes recebiam em inúmeras obrigações diferentes os mesmos dados, recebem tudo de uma só vez.
O envio de dados do eSocial já se tornou obrigatório para diversas empresas. Todas as empresas privadas do país, incluindo micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEIs) que possuam empregados, deverem utilizar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) .
Apesar de ter o objetivo de desburocratizar o sistema de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, a novidade vai exigir das empresas brasileiras um esforço significativo para adequar todas as suas informações. Isso demanda uma revisão minuciosa dos processos administrativos e contábeis, auxiliadas por soluções de TI que auxiliem os empregadores a prestarem as informações corretamente, dentro da nova realidade do eSocial, como o ERP Magis TI.
É importante ressaltar que os microempreendedores individuais e os micro e pequenos empresários não precisam de uma solução especial para atender exclusivamente seus poucos funcionários. Para esses casos, o Comitê Gestor do eSocial liberou acesso a um sistema eletrônico online gratuito, providenciado pelo governo federal, para transmitir os dados.
Se você ainda não começou a adaptação da sua empresa ao eSocial, reunimos aqui todas as informações necessárias para entender o sistema e adequar-se como facilidade às exigências.
E qual a multa para quem não aderir ao eSocial?
O Governo garante que não há cobrança de multas para as empresas que não aderirem ao sistema de forma imediata, porém ainda existem várias dúvidas.
É necessário esclarecer: o eSocial, sozinho, não resulta em multas para as empresas porque não muda a legislação. Porém, a obrigatoriedade aumentará o risco de penalizações, já que o processo de fiscalização será simplificado e todas as informações ficarão concentradas na plataforma do governo.
Ou seja, ela faz com que a lei se cumpra muito mais rapidamente do que antes e, para evitar multas, é necessário ficar atento aos prazos, já que as empresas terão menos tempo para enviar dados ao Fisco. Além disso, é preciso muito cuidado e atenção na hora de enviar os dados.
Para as empresas que já estão em compliance, os impactos são bem menores e seguindo o processo de forma adequada, não haverá penalizações. Já as empresas que não estão de acordo com a legislação ou costumam atrasar o envio de dados, será necessário cuidado redobrado.
Além disso, algumas empresas podem ter mais dificuldades que outras mesmo estando em dia com a legislação. Isso porque o volume e intensidade da circulação de informações nas empresas pode variar, dependendo do grau de risco/rotatividade de colaboradores.
Nesses casos, é necessário estar ainda mais atento aos processos e planejar a execução das especificidades com cuidado. Todo esse processo de adequação pode ser simplificado com um sistema especializado para sistema integrado de gestão. como o Magis TI.
Confira 7 multas decorrentes da falta de repasse de informações:
- Alterações de contrato e cadastros de dados
- Acidentes de trabalho
- Admissões não informadas
- Férias
- Folha de pagamento
- FGTS
- Exames médicos
Guia eSocial
O portal eSocial, do Governo Federal, fornece um Guia bastante detalhado para quem vai fazer a declaração, porém é mais destinado a contadores e funcionários por ter uma natureza bem técnica.
Se esse não é o seu caso e você só quer entender melhor do que se trata o eSocial, a Magistech preparou este material aqui exclusivamente para isso e é totalmente gratuito.
Solução Magistech para eSocial
O eSocial engloba diferentes obrigações, inúmeros eventos, registros e documentos, cada um com seus próprios prazos e detalhes. Como também, esse sistema passa por constantes alterações com adições de eventos, mudanças de prazos etc.
Por essa razão, todas as empresas estão bastante suscetíveis a erros no cumprimento das obrigações, mesmo sem a intenção de descumprir a lei, as falhas acarretam multas excessivamente onerosas que desequilibram a empresa, podendo até mesmo levá-la à falência.
A automação dos processos surge como a solução mais adequada para evitar esses prejuízos e a ferramenta que permite isso são os softwares de gestão. Quanto ao eSocial, essa tecnologia permite:
- que as declarações sejam enviadas no prazo correto;
- sem erros de cálculo;
- com a interpretação correta da legislação.
Eles também são constantemente atualizados conforme as normas do eSocial se alteram, portanto, a empresa sempre cumprirá a legislação corretamente.
As multas do eSocial podem ser bastante prejudiciais às contas da empresa. Mas com o ERP da Magistech, uma parte relevante de seus processos burocráticos serão automatizados, o que minimiza as chances de ocorrência de erros.
por Magistech | ago 5, 2020 | Uncategorized
Como está a gestão de documentos da sua empresa? Neste post, falamos sobre as vantagens do GED. Confira!
A tecnologia vem trazendo cada vez mais iniciativas para transformar os processos das empresas e deixar as rotinas de trabalho mais dinâmicas e otimizadas. Um exemplo claro desse tipo de solução GED, sigla de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que nada mais é do que a gestão de arquivos eletrônicos que fazem parte do patrimônio das empresas.
Atualmente, arquivos físicos já não fazem mais muito sentido. Além do desperdício excessivo de folhas, a probabilidade de desvio de informações importantes é muito grande quando utilizamos documentos impressos, sem contar no espaço físico necessário para armazenar esse tipo de arquivo.
A tecnologia transformou a gestão documental e o GED é uma iniciativa inteligente e estratégica para a organização de documentos, com praticidade e eficácia, condensando as informações em formato digital e automatizando os processos burocráticos envolvidos na sua gestão.
Como funciona a GED?
O principal objetivo do gerenciamento de documentos eletrônicos – GED é deixá-los organizados para que as informações estejam disponíveis para as pessoas certas, na hora e local exatos. É fundamental preservar a integridade desse material para que as informações não se percam. Assim, com a GED, há uma garantia de que os arquivos poderão ser acessados sempre que for preciso.
Um gerenciador eletrônico de documentos não só garante o armazenamento seguro das informações corporativas, mas também a rápida localização de qualquer arquivo, como fichas cadastrais, formulários, propostas comerciais, contratos, entre outros.
Grandes empresas que geram um volume considerável de transações diariamente, seja vendendo ou comprando, acabam gerando diversos registros a partir dessas relações. Contratos são assinados, documentos são compartilhados entre as partes e todo um fluxo comunicativo é estabelecido com base na integração de dados e documentos dos envolvidos. Por isso é tão importante que o ciclo de vida das informações seja integrado, seguro e automatizado.
As vantagens do GED
Abaixo, separamos alguns dos principais benefícios do GED para as empresas. Acompanhe!
Acessibilidade em qualquer lugar
Com os documentos arquivados em nuvem, eles podem ser acessados pela internet de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, evitando problemas de esquecimento em reuniões importantes e tornando todas as atividades mais simples.
Redução de espaço de armazenamento
Através da Gestão Eletrônica de Documentos, a empresa não terá necessidade de um arquivo inativo com grande quantidade de documentos e pastas que, com a menor falta de cuidado, podem ficar desorganizadas. Além disso, com o GED é possível reduzir o uso de espaço, que se torna totalmente virtual, e não há risco de desorganização.
Produtividade
O simples fato de não haver necessidade de procurar documentos no arquivo inativo oferece maior produtividade e ganho de tempo.
Entre as vantagens do GED, está a funcionalidade na qual o sistema apresenta os arquivos necessários a um simples clique do mouse, permitindo maior facilidade na busca, inclusive com a utilização de palavras-chave, tornando-se assim forma mais eficiente de como organizar documentos de uma empresa.
Leia também: 7 características fundamentais de um sistema ERP para a sua empresa
Redução de custos
A Gestão Eletrônica de Documentos permite que a empresa reduza custos e gastos com impressão e arquivo de documentos que não são mais exigidos pela fiscalização ou por qualquer outra necessidade empresarial.
Outra vantagens do GED é que os arquivos necessários são impressos apenas sob demanda, em menor quantidade, oferecendo à empresa ganhou com a sustentabilidade, uma vez que haverá menor descarte de materiais no meio ambiente.
Potencialize resultados da sua gestão com o Magis TI
Facilite rotinas administrativas, controle processos, proteja informações, otimize espaço e aumente o potencial produtivo do seu negócio com o ERP Magis TI.
Quer saber mais sobre o ERP? Visite a página de sistema integrado de gestão.
