O eSocial é um sistema do Governo Federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus colaboradores. Trata-se da escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Teremos então a substituição gradativa de diversos documentos e arquivos mensais e anuais bem como da sua forma de envio, tais como: MANAD, SEFID, CAGED, RAIS, DIRF , Ficha de Registro de Empregado, CTPS, CAT, entre outros.
Assim, podemos entender que todas as informações referentes aos colaboradores e seu capital humano, desde o momento da sua admissão, contratos de trabalho, até o momento do seu desligamento, terão que ser enviados, inclusive dados relativos a exames periódicos, eventuais afastamentos, possíveis alterações de cargos e de salários.
A obrigatoriedade para o envio dos dados ocorrerá de forma gradativa, observado o faturamento da empresa, bem como o enquadramento da mesma.
Objetivos do eSocial
- Simplificação do cumprimento de diversas obrigações;
- Padronização das informações, sendo essas enviadas para uma única plataforma;
- Eliminar a redundância das informações;
- Racionalização no cumprimento de obrigações, com a maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários;
- Agilidade no acesso às informações, tornando a fiscalização mais efetiva com o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Como se preparar para o eSocial?
A preparação para o eSocial exige planejamento, preparação e treinamento. Além disso, a adaptação ao eSocial exigirá uma revisão completa dos processos de trabalho nas empresas, capacitação de equipes e maior integração entre as áreas.
Além disso, as pessoas envolvidas precisam acompanhar a legislação vigente para que os procedimentos realizados sejam feitos em conformidade com a lei, evitando, assim, erros por omissão ou puro desconhecimento. Esse acompanhamento, além de apoiar no entendimento das informações a serem geradas, podem evitar notificações, multas e possíveis processos.
Como sua empresa pode se adequar melhor ao eSocial?
Criação de um comitê
O comitê deverá envolver pessoas de todas as áreas afetadas pela implantação do eSocial, avaliando então os impactos possíveis e a necessidade de adequação de cada uma das áreas.
Mapeamento de processos
É muito importante observar quais procedimentos vêm sendo cumpridos e quais precisam ser adaptados dentro da empresa, principalmente em relação a aspectos como fluxo e confiabilidade das informações.
Limpeza da base de dados
A base de dados deverá ser revisada e as inconsistências encontradas, corrigidas para não comprometer o resultado final.
Qualificação cadastral
Inicialmente, no site do eSocial executar a qualificação cadastral, que tem como objetivo permitir ao usuário verificar se o CPF e o NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no eSocial.
Sistemas
A utilização de um sistema ERP é fundamental para que a sua empresa tenha sucesso na preparação, geração e envio dos arquivos referentes ao eSocial. Tendo em vista que a obrigatoriedade utiliza informações e registros de diferentes áreas, com um software consistente e preparado sua empresa terá muito mais agilidade e segurança na geração dos arquivos, garantindo o envio dentro do prazo.
